Buku Panduan Penggunaan e-RKAM

A. Pengertian e-RKAM

e-RKAM (Rencana Kerja dan Anggaran Madrasah berbasis elektronik) adalah aplikasi pengelolaan keuangan madrasah mulai dari proses perencanaan penganggaran, penatausahaan dan pelaporan yang dapat diakses baik secara online maupun semi online.

B. Maksud dan Tujuan

Maksud dari e-RKAM adalah agar Kementerian Agama memiliki sistem informasi keuangan madrasah yang terintegrasi mulai dari tingkat madrasah, kabupaten/kota, provinsi hingga pusat. Tujuan dari e-RKAM adalah agar madrasah mampu menghasilkan informasi keuangan berupa dokumen perencanaan, penatausahaan dan pelaporan yang akurat, tepat waktu, akuntabel,transparan, efisien dan efektif.

C. Manfaat

Manfaat dari e-RKAM adalah sebagai salah satu instrument pengambilan keputusan bagi madrasah, kabupaten/kota, provinsi dan pusat sehingga mampu meningkatkan kualitas pengelolaan keuangan dan pendidikan di madrasah.

D. Jenjang Admin e-RKAM

Jenjang admin e-RKAM memiliki beberapa tingkatan dengan fungsi yang berbeda, yaitu:

1. Admin e-RKAM tingkat pusat.
2. Admin e-RKAM tingkat provinsi.
3. Admin e-RKAM tingkat kabupaten/kota.
4. Admin e-RKAM tingkat madrasah (Kepala Madrasah dan Staf Madrasah).

C. Fungsi dan Tanggung Jawab Admin Pusat

Fungsi dan tanggung jawab admin pusat adalah:

1. Memonitor proses implementasi e-RKAM tingkat provinsi, kabupaten/kota dan madrasah.
2. Sebagai helpdesk tingkat pusat untuk memberikan dukungan jika terjadi kendala terhadap
   aplikasi e-RKAM.
3. Melakukan fasilitasi/pelatihan dan dukungan bagi tim provinsi, kabupaten/kota dan
   madrasah secara berjenjang.
4. Melakukan proses terhadap usulan tambahan kegiatan, sub kegiatan dan komponen.
5. Melakukan pemutakhiran terhadap aplikasi e-RKAM.
6. Melakukan analisa dan memberikan masukan terhadap e-RKAM yang sudah diinput.
7. Melakukan reset password admin tingkat provinsi, kabupaten/kota, dan madrasah yang
   tidak bertugas lagi dalam menangani e-RKAM.

D. Fungsi dan Tanggung Jawab Admin Provinsi

Fungsi dan tanggung jawab admin provinsi adalah:

1. Memonitor proses implementasi e-RKAM tingkat madrasah dan kabupaten/kota.
2. Melakukan fasilitasi dan dukungan bagi tim kabupaten/kota dan madrasah secara
   berjenjang.
3. Melakukan analisa dan memberikan masukan terhadap e-RKAM yang sudah di-input.
4. Khusus DKI:
   – Mendistribusikan nomor register bagi admin kabupaten/kota dan madrasah.
   – Menentukan jadwal input e-RKAM.

E. Fungsi dan Tanggung Jawab Admin Kabupaten/Kota

Fungsi dan tanggung jawab admin kabupaten/kota adalah:

1. Memonitor proses implementasi e-RKAM tingkat madrasah.
2. Melakukan fasilitasi/pelatihan dan dukungan bagi tim madrasah.
3. Melakukan analisa dan memberikan masukan terhadap e-RKAM yang sudah di-input.
4. Non DKI:
   a. Mendistribusikan nomor register bagi admin madrasah.
   b. Menentukan jadwal input e-RKAM.

F. Fungsi dan Tanggung Jawab Admin Kepala Madrasah

Fungsi dan tanggung jawab admin kepala madrasah adalah:

1. Menerima dan menyimpan nomor register e-RKAM.
2. Menyerahkan nomor register kepada kepala madrasah yang baru jika kepala madrasah yang
   lama dimutasi ke tempat lain.
3. Melakukan register madrasah diaplikasi e-RKAM.
4. Mendaftarkan/Mengganti/Reset Password staf yang akan diberikan otoritas untuk akses eRKAM. Jumlah staf yang dapat diberikan akses maksimal 8 orang.
5. Menghitung jumlah pendapatan berdasarkan sumber pendapatan.
6. Menentukan kegiatan dan sub kegiatan.
7. Melakukan persetujuan atas rincian biaya dan AKB (Anggaran Kas dan Biaya) yang sudah
   disusun oleh staf.
8. Melakukan persetujuan atas nota yang dibuat oleh staf.

G. Fungsi dan Tanggung Jawab Admin Staf Madrasah

Fungsi dan tanggung jawab admin staf madrasah adalah:

1. Menghitung rincian biaya (komponen) serta menentukan jadwal pelaksanaan (AKB) sub
   kegiatan yang telah disusun oleh kepala madrasah.
2. Membuat nota.
3. Membuat BKU (Buku Kas Umum) dan Buku Pembantu.
   reupload

H. Akses ke aplikasi e-RKAM

Akses secara online

Akses ke aplikasi e-RKAM dapat dilakukan secara online melalui website dengan menggunakan PC/laptop maupun tablet dan android:

• Untuk latihan: https://erkam-latihan.kemenag.go.id
• Untuk implementasi: https://erkam.kemenag.go.id

Akses secara semi online

Aplikasi semi online akan dikembangkan bagi madrasah yang tidak memiliki akses internet di wilayahnya. Tahapan akses semi online adalah:

1. Madrasah mengunduh aplikasi e-RKAM dari web kemenag.
2. Madrasah melakukan pengisian e-RKAM secara offline.
3. Madrasah mengunggah kembali aplikasi e-RKAM yang telah diisi ke web kemenag yang
   telah ditentukan.

Aplikasi e-RKAM semi online ini akan dikembangkan pada phase 2 pengembangan aplikasi eRKAM.

Download Buku Panduan e-RKAM

Selengkapnya tentang tata cara penggunaan aplikasi e-RKAM dapat didownload DISINI.

Semoga buku panduan ini bermanfaat untuk kita semua..